Interview Esther van Riemsdijk

Esther van Riemsdijk, Teamleider Facilitaire Dienst

Hoe groot was de impact van corona op jouw werk?

De impact was enorm; van de een op de andere dag veranderde alle ‘standaard’ werkzaamheden in alleen nog maar crisis. Alle teams binnen de facilitaire organisatie van Naarderheem kregen te maken met heel uitlopende uitdagingen, van boze bezoekers/telefoontjes bij de receptie of een restaurant dat ineens gesloten was voor de buitenwereld, een totaal nieuw schoonmaakbeleid tot verantwoordelijkheid voor de PBM van niet alleen heel Vivium, maar de hele regio. Ik heb deze tijd als heel spannend en heftig ervaren, maar ook heel bijzonder en mooi om te zien hoe teams samen gingen werken en iedereen goed op elkaar bleef letten.

Kun je de impact omschrijven?

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden verschoven; Iedereen liep een stap harder en niemand bij de facilitaire dienst van Naarderheem heb ik horen zeggen dat zaken niet bij functies hoorde, we zetten allemaal onze schouders eronder.

Een aantal zaken die heel veel impact hadden;

• Het sluiten van de verpleeghuizen; de deuren gingen letterlijk dicht. De onzekerheid die dit met zich meebracht was niet fijn.
• Cliënten die begeleid moesten worden naar ziekenhuisafspraken, omdat dit niet meer met familieleden mocht. Dit hebben we gefaciliteerd met een team van collega’s die normaal heel andere functies uitoefenen die niet direct client gerelateerd zijn.
• Het organiseren van bezoek; eerst in het praathuisje, later op andere plekken, zorgde voor veel (emotioneel) werk. De receptie maakte de afspraken en we zetten medewerkers in om de cliënten op te halen en naar het bezoek te brengen. Vooral de hereniging tussen familieleden was emotioneel heftig om bij te zijn.
• Van het crisisteam Vivium kregen wij bij Naarderheem de opdracht de volledige PBM op ons te nemen; door alle tekorten gaf dit enorm veel druk, maar ook heel veel voldoening als het lukte PBM in te kopen.
• Later kregen wij ook dezelfde vraag vanuit de Regio en hebben wij het beheer van PBM in de regio ook op ons genomen. Dit betekende voornamelijk veel advies kunnen geven over het gebruik van PBM en veilig werken aan kleine zorgaanbieders in de regio.
• Op vrijdag hoorde we dat er een Covid afdeling moest komen bij Naarderheem en in één weekend hebben we inclusief het plaatsen (en verplaatsen) van wanden met de aannemer kunnen realiseren. Dat dit soort zaken ieder moment konden gebeuren gaf een vorm van druk die soms best veel impact had op de dagelijkse werkzaamheden en ook privé, het voelde alsof je ieder moment kon worden opgeroepen.

Waren er voldoende PBM voor alle medewerkers?

In het begin was er een groot tekort aan PBM en waren mijn collega Petra en ik dagelijks uren bezig om op alle mogelijke manieren aan PBM te komen. De gekste voorstellen van de meest vreemde aanbieders hebben de revue gepasseerd. Onze vaste leveranciers konden geen garanties bieden en vaak niet leveren, dus creativiteit was noodzakelijk. Het mooiste moment was een leverancier van schoonmaakartikelen die de bestelling van PBM voor een groot modemerk cancelde, zodat wij deze bestelling konden krijgen omdat hij het belangrijker vond dat de zorg beschermd was. Vanwege deze tekorten en de noodzaak gezien de crisis werd in het uitbraakteam Vivium besloten dat dit centraal bij Naarderheem zou worden belegd. Dit betekende dat als er op een locatie of bij een client van een wijkteam sprake was van een besmetting de PBM bij ons vandaan zou komen. Dit werd een enorme logistieke operatie, waarin we ons 100% verantwoordelijk voelden terwijl er continue sprake was van onzekerheid betreft voldoende (kwalitatieve) voorraad. Deze onzekerheid speelde zeker in het begin bij alle collega’s, wat er soms voor zorgde dat de emoties hoog opliepen. Wat ik heel bijzonder vond was dat als we eenmaal de procedure hadden ingevoerd dat bijvoorbeeld mondmaskers hergebruikt moesten worden dit heel logisch voor veel weerstand zorgde, maar als dit - nadat de schaarste minder groot werd - niet meer hoefde ook niet zomaar meer uit het systeem was van collega’s. 

Hoe waren je werkzaamheden anders dan voorheen?

Iedere dag hadden we ’s ochtends het uitbraakteam waar ik namens de facilitaire dienst en horeca aansloot en ’s middags rond de lunch het managementoverleg. Daarnaast waren we de hele dag bezig met de PBM naar alle locaties uitrijden, cliënten begeleiden naar het ziekenhuis en proberen om alles wat nodig was zo goed mogelijk te faciliteren op alle vlakken zodat we met elkaar als team Naarderheem de zorg in deze moeilijke tijden zo goed mogelijk konden leveren. Zo organiseerde het restaurant extraatjes voor de cliënten en collega’s, regelde de facilitaire dienst alle posters/brieven en overige zaken die continue veranderde als de procedures werden aangepast omdat we meer kennis opdeden van het virus en filterde de receptie een heleboel telefoontjes met vragen. Omdat de werkdruk vaak hoog lag met veel uiteenlopende werkzaamheden en ik nogal chaotisch ben ???? kreeg ik gelukkig hulp van mijn manager die bijna dagelijks met een flipover naast mij stond om de prioriteitenlijst te maken voor dat moment, zodat ik wat gestructureerder mijn werk kon uitvoeren.

Hoe verliep het contact met de werkvloer en met andere managers/directie?

Tussen de dagelijkse uitbraakteam en management overleggen probeerden we zo goed mogelijk te communiceren met alle teams zodat iedereen zijn/haar deel van het werk kon oppakken. Onderling was het contact goed, we hielden elkaar scherp en konden met onze emoties bij elkaar terecht. Collega’s werden flexibel inzetbaar betreft werkzaamheden. Zo hebben een aantal collega’s van het restaurant enorm veel geholpen met het begeleiden van cliënten naar het ziekenhuis of het uitrijden van de PBM en organiseerde het externe schoonmaakbedrijf waar wij al mee werkte eerst de bezetting voor het praathuisje en later de triagetafel. Ik denk dat er zeker nog wat te leren valt betreft communicatie, de beslissingen werden vaak zo snel genomen dat de praktische impact hiervan soms niet goed te voorspellen was. Wel motiveerde het enorm dat wij dagelijks waardering ontvingen van de directie. Vaak als het uitbraakoverleg Vivium klaar was, liepen diverse directeuren en zelfs de Raad van Bestuur binnen om hun waardering uit te spreken.

Wat deden jullie om jezelf, elkaar en medewerkers te (blijven) motiveren?

Naast zorgen voor onze cliënten hielden we elkaar scherp op ook goed zorgen voor jezelf en elkaar binnen de verschillende teams. Zo gebeurde het regelmatig dat we elkaar dwongen even koffie te drinken met zijn allen om er daarna weer volledig voor te gaan. En eindeloos kroketten eten bij de lunch, dat zal  ik nooit meer vergeten. Ook probeerden we iedereen zo goed mogelijk te verzorgen door extra verstrekkingen te organiseren vanuit het restaurant en af en toe en ludieke actie te houden, zoals de 1,5 meter slagroomtaart of een gouden chocoladereep voor alle collega’s. Het bestellen van de PBM is lange tijd heel frustrerend geweest, omdat er vaak niet bekend was of het daadwerkelijk ging lukken en dan op het laatste moment niet doorging. Als het dan wel lukte om weer een partij PBM te bemachtigen, vierden we dit echt met elkaar.

Wat vond je bijzonder aan deze periode?

Ik heb met veel bewondering gekeken naar de verschillende teams en in het speciaal het team van de interne dienst in samenwerking met de collega’s van het externe schoonmaakbedrijf waar Naarderheem mee werkt. Dit team dat met ontzettend veel veerkracht iedere keer weer alle PBM verplaatste als de voorraad veranderde of de ruimtes weer nodig waren. En hoe iedereen binnen een half uur aanwezig was toen alle PBM eind augustus gestolen werd en we weer helemaal opnieuw moesten beginnen. We hebben met elkaar enorm staan balen en de boosheid over deze diefstal goed kunnen delen, waarna we er met elkaar weer opnieuw voor zijn gegaan. Soms was het lastig dat de PBM inkoop en distributie bij ons lag, je krijgt dan te maken met zoveel mensen en verschillende emoties. Dit heb ik naast leerzaam ook vaak heel moeilijk gevonden.

Ook vond ik het bijzonder om te zien hoe zorgzaam iedereen binnen de facilitaire dienst en horeca naar elkaar was. Het gebeurde regelmatig dat ik ’s avonds nog zat te werken en een collega uit het restaurant ineens naast mij stond met een dagschotel en wat te drinken. Gewoon, omdat ze vond dat het belangrijk was dat we voor elkaar en onszelf bleven zorgen. Mede door dit soort momenten besefte ik me dat het dit keer echt één team, één taak was en we er met zijn allen voor gingen.

Wat is je het meest bijgebleven?

Ik kijk terug op een heel heftig jaar, waarbij we met elkaar zo goed mogelijk hebben gehandeld naar de informatie die we hadden. We zijn heel gelukkig dat er uit ons team niemand ernstig ziek is geweest en ik denk dat mij het meest is bijgebleven dat het ontzettend bijzonder is hoe we met elkaar hebben samengewerkt. De klus die we voor Vivium hebben gedaan met de PBM slokte veel tijd op, maar door enorme samenwerking met de verschillende teams en de flexibiliteit van iedereen is het gelukt om dit moeilijke jaar goed door te komen.

Zijn er dingen die je vanaf nu anders doet in je werk?

Ik heb geleerd zaken niet te persoonlijk te maken. Mensen reageren soms vanuit angst/emotie anders dan zij in een gewone situatie zouden doen. Ik nam dit soms persoonlijk op en dat maakte deze periode er vaak niet gemakkelijker op. Daarnaast werk ik wat vaker vanuit huis en heb ik geleerd nog meer te vertrouwen op het team waar ik mee werk. Ik probeer wel wat meer balans te zoeken in werk en privé, ik heb tijdens de coronatijd mijn thuisfront soms best tekort gedaan en dat haal ik nu gelukkig allemaal weer in.