Interview Maureen Staal

Maureen Staal, Manager Facilitair en Zorg Naarderheem

Hoe groot was de impact van corona op jouw werk?

Ik had net met een collega het crisisplan Vivium afgerond en toen brak corona uit. Dat ik ooit zo’n crisis mee zou maken, had ik nooit gedacht. Ik vond het een zeer leerzame tijd. Het was spannend en hectisch, maar ook leuk om zo intensief samen te werken. De impact was groot: bijna dagelijks veranderde de procedures, deze moesten wij dan weer toelichten op de werkvloer. Voor mij waren de meest impactvolle momenten:

• De dag dat we op slot gingen voor bezoek. Dit was echt een raar gevoel, veel minder reuring in de hal en gangen.
• De schaarste en diefstal van PBM. Het dreigende gevoel medewerkers te moeten zeggen dat we niks meer hadden en ze dan zonder PBM naar binnen zouden moeten gaan bij een zieke verdachte/besmette cliënt.
• In de eerste golf hadden we het managementteam opgedeeld in een clean team thuis en een team op locatie. Deze afstand was erg ingewikkeld om elkaar goed te begrijpen en daarom hebben we het tijdens de tweede golf anders gedaan. Met z’n allen op locatie en de lasten gedeeld.
• In de eerste golf konden we cliënten en medewerkers nog niet testen.
• In de tweede golf zijn we bron en contactonderzoek gaan doen. Dit kostte enorm veel tijd en deed ik de eerste weken zelf met de teamcoaches. Op een gegeven moment waren we dag en nacht aan het werk, dus hebben we vervolgens een speciaal bron- en contactteam samengesteld dat diensten draaide met elkaar. We denken dat dit bron en contactonderzoek er mede toe heeft geleid dat we niet enorme uitbraken hebben gehad.
• Op vrijdag kregen we te horen dat we op maandag een Covid-unit moesten openen voor corona cliënten die uit het ziekenhuis kwamen. In het weekend zijn we met de aannemer (voor het maken van een sluis en verschillende zones) en het facilitair team aan de slag gegaan om deze afdeling te realiseren. Vanuit de zorg werd een speciaal dedicated team gemaakt voor de corona afdeling. We hebben hiervoor teams moeten mixen en afdelingen onderling verhuizen. Processen die je normaal maanden van te voren voorbereidt en nu in een weekend moest regelen.

Hoe waren je werkzaamheden anders dan voorheen?

Continue sta je in een alerte stand of alle procedures worden nageleefd, om alles maar zo goed en veilig mogelijk te organiseren voor cliënten, medewerkers en bezoek. De normale dagelijkse werkzaamheden zoals werkoverleg, beleid- en kwaliteitsoverleggen gingen allemaal niet door. Ik had dagelijks overleg met dokters terwijl ik dat in mijn normale werkzaamheden veel minder heb. Dagelijks startte we met het uitbraakteam en vervolgens hadden we MT overleg. Hier deelde onze directeur Marco, die ook hoofd OMT Vivium was, de Vivium overstijgende beslissingen en wij de hoofdpunten uit het uitbraakteam. Na het nemen van de nodige beslissingen en afstemming van taken ging iedereen aan de slag en zorgden we dat er gecommuniceerd werd met medewerkers, cliënten en familie van cliënten. Vervolgens deden we een rondje langs de teams voor vragen, hulp, een luisterend oor en geruststelling waar nodig.

Hoe verliep het contact met de werkvloer: met de teams en je collega’s?

Er was dagelijks heel nauw contact, elke dag maakte ik een rondje afdelingen op het overdrachtsmoment. In deze periode had ik veel meer dan anders contact met de praktijkverpleegkundigen en artsen in Naarderheem. De steeds wisselende regels voor bezoek was voor de zorgmedewerkers best lastig. Wij bedachten de regelingen op papier naar aanleiding van de adviezen van RIVM en Verenso, maar de zorgmedewerkers waren degenen die de discussie moesten aangaan met de familie van de cliënten. Gelukkig hadden we voor cliënten die op sterven lagen een speciale kamer op de begane grond. Deze kamer was van buitenaf apart toegankelijk waardoor familie wel naar binnen kon om afscheid te nemen. In het begin mocht er echter maar een beperkt aantal familieleden afscheid nemen door het tekort aan PBM. Als management waren wij vrij strikt met het toepassen van de regels om alle cliënten, medewerkers en familie van medewerkers zo goed mogelijk te beschermen, maar voor de zorgmedewerker leverde dit soms wel ingewikkelde discussies met familie. Ik vergeet nooit dat één van de verpleegkundige mij uitlegde dat er een rij familieleden in de tuin stond om via het raam afscheid te nemen, omdat niet iedereen naar binnen mocht. Zij moest dit gesprek voeren wat wij op papier hadden bedacht. Regelmatig zochten medewerkers de randjes van de afspraken op en soms werd ik daar wel eens boos om, maar al gauw realiseerde ik mij dat de medewerker dat vooral deed omdat er emoties bij kwam kijken en dan is het lastig om met je zorghart ‘nee’ te zeggen. Ik herinner mij ook een situatie van een verpleegkundige die familie naar binnen liet voor een gesprek over palliatieve zorg voor hun familielid. Deze gesprekken moesten volgens de regels telefonisch, maar dit zijn natuurlijk ingewikkelde en emotionele gesprekken, waardoor de medewerker had gezegd ‘kom maar even binnen’. Toen ik het hoorde was ik heel boos, maar toen ik met de verpleging in gesprek ging kon ik mij toch ook wel voorstellen hoe moeilijk het voor haar was om dit uit te voeren. Als management probeer je het grote geheel te bekijken en te bewaken, veiligheid voor iedereen: cliënt, medewerkers en familie van medewerkers. De verpleegkundige kijkt op dat moment alleen naar de cliënt, dit is uiteraard begrijpelijk. Ik herinner mij ook twee zussen die door het raam afscheid namen van hun broer, omdat ze bang waren besmet te raken. Dit was zeer aangrijpend om te zien.

Wat deden jullie om jezelf, elkaar en medewerkers te (blijven) motiveren?

Je gezicht laten zien op de afdelingen, informatie geven over de nieuwe procedures, luisteren en vragen beantwoorden en goed zorgen voor de medewerkers. Bijvoorbeeld met catering. En we namen ruimte om na te praten over de dag.

Wat vond je bijzonder aan deze periode?

Wat ik niet zal missen zijn al die brieven die we steeds moesten opstellen voor familie en cliënten. Ik denk dat we wel dertig verschillende bezoekersregelingen hebben gehad of brieven over updates over de uitbraken. Het moeilijkst vond ik de schaarste van PBM.

Tijdens de eerste golf zijn we een paar vaste bewoners verloren en het afscheid verliep anders dan normaal. De begrafenisondernemer stelde andere eisen, wat zeer impactvol was voor onze zorgmedewerkers. Ik herinner me nog heel goed dat een van onze vaste bewoners was overleden en dat de begrafenisondernemer zei dat we geen erehaag mochten vormen. Ik raakte in een enorme discussie met hen en uiteindelijk heb ik voor het eerst in mijn carrière gezegd: “Ik ben in dit huis de baas, dus we doen het toch”. Met 1,5 meter afstand van elkaar natuurlijk. Dit past normaal gesproken zo niet bij mij, maar ik voelde echt dat het zo belangrijk was voor de medewerkers om nog enigszins goed afscheid te nemen. Nog regelmatig komt dit moment ter sprake en zijn medewerkers dankbaar dat we dit toch zo hebben kunnen doen met elkaar.

Gelukkig zijn er veel meer bijzondere momenten die me bij zullen blijven. Zoals de manier waarop de medewerkers betrokken waren bij het bouwen van de Covid-unit. Normaal is een verhuizing en mixen van teams echt een organisatieverandering die vaak gepaard gaat met maandenlange voorbereiding en vaak ook wat weerstand, nu zette iedereen de schouders eronder.

Bijzonder vond ik hoe de facilitaire collega’s enorm veel werk en creativiteit hebben verricht om ondanks de schaarste toch aan voldoende PBM te komen. We beheerden in Naarderheem de voorraad voor heel Vivium. Toen ik in augustus terug kwam van vakantie bleek er te zijn ingebroken! Ze hebben uitgebreid staan inladen, urenlang, bijna alles was weg… Hoe verzin je het, inbreken in een revalidatiecentrum tijdens corona en het stelen van PBM? Zo oneerlijk en niet te begrijpen. De afwikkeling zorgde voor weer veel werk bovenop alle extra’s die we al hadden. Gelukkig hebben we de voorraden weer snel kunnen aanvullen en uiteindelijk na heel veel discussies hebben we alles vergoed gekregen van de verzekering.

Ook bijzonder is dat we op onze gesloten afdeling geen enkele client hebben gehad die besmet is geraakt met corona, alleen van de eerste golf zijn we niet zeker, want toen konden we nog niet testen.

En tot slot nog een memorabel moment. Toen ik nog een keer ’s avonds zat te werken kwam er een busje aanrijden en die chauffeur klom op het dak. Ik maakte gauw een foto en deelde die met onze directeur, Marco, we waren bang dat de pers was. Uiteindelijk bleek het familie die een creatieve manier had bedacht hoe ze met hun vader vanuit het raam konden praten en haalde dit het journaal!

Hoe kijk je terug op het afgelopen corona-jaar?

Het was een zeer bijzonder en hectisch jaar: de balans werk/privé was regelmatig niet goed. Toch vond ik het wel heel fijn om op locatie te werken, want thuis werken is niets voor mij. Ik heb ook veel respect veel collega’s die dit wel maanden hebben gedaan (en nog steeds doen). We hebben een zeer hecht team gekregen, kunnen lezen en schrijven met elkaar tijdens een crisis.

Tijdens de eerste golf moesten wij onder andere het ziekenhuisbezoek voor revalidanten faciliteren. Hun familie mocht dit zelf niet meer doen. Dit was een enorme logistieke taak erbij en een uitdaging met plannen. Ik herinner mij nog dat een client voor een heel belangrijk slecht nieuws gesprek naar het UMC moest en we hadden niemand die hem kon brengen. Uiteindelijk heeft de eigenaar van ons schoonmaakbedrijf de cliënt gebracht. Het schoonmaakbedrijf is de hele crisis altijd zo flexibel en creatief voor ons geweest, ze bemande bijvoorbeeld ook vaak de triagetent voor ons.

In de tijd dat we op slot zaten, probeerden we er toch wat gezelligs van te maken. Ik heb goede herinneringen aan de vrijdagen waar we vaak buiten live muziek regelde voor de cliënten, zoals de zingende dokter. Cliënten konden dan vanuit de ramen daar naar luisteren.

Zijn er dingen die je vanaf nu anders doet in je werk?

Ik werk een halve dag in de week vanuit huis en dat het mogelijk is om online aan een vergadering deel te nemen vind ik wel een uitkomst. Tijdens de derde golf ben ik te ver gegaan in de werk/privé balans. Door de bron en contactonderzoeken (die ik in het begin zelf deed met de teamcoach) en mijn enorme verantwoordelijkheidsgevoel kon ik niet meer stoppen met werken. Op een gegeven moment probeerde ik mijn zoontje op een zaterdag uit te leggen wat bron en contactonderzoek was: hij zei “dat weet ik wel hoor mam” en hij ratelde zo op welke vragen je dan moet stellen, ik zei, hoe weet je dat? Zijn antwoord: “Dat hoor ik jou de hele dag doen mam”.. Zijn reactie en een discussie met Marco (die zich zorgen maakte over mijn werkbelasting) heeft mij toen doen inzien dat het op de lange duur niet houdbaar was en dat het ook niet helpt om als manager de helikopter kwijt te raken door zelf volledig in de operatie te duiken. Na deze ‘wake up call’ lukte het om wat meer afstand te nemen.