Verminderen administratieve lasten

Een van de speerpunten in het meerjarenbeleid is het verminderen van de administratieve lasten. In 2022 en 2023 is aan medewerkers gevraagd van welke administratieve lasten en registraties zij het meeste last hebben. We hebben deelgenomen aan de Berenschot enquête, en we hebben met medewerkers over dit onderwerp gesproken tijdens bijeenkomsten van de Parade van de Toekomst. Op basis van de uitkomsten is de focus gelegd op het ECD; onze inrichting van het oude ECD werd door medewerkers gezien als een belangrijke bron van (administratieve) belasting.

In 2024 is gestart met de implementatie van een nieuw ECD. De focus lag op het vereenvoudigen en digitaliseren van processen en het terugdringen van registraties in het ECD. We hebben subsidies aangevraagd en toegekend gekregen (ORDZ, MDIEU).

Verdere verbeteringen tot nu toe
Naast het invoeren van een nieuw ECD zijn een aantal losse verbeteringen doorgevoerd. Deels zijn ze al voor 2024 doorgevoerd, deels naar aanleiding van de Parade van de Toekomst.

  • Geen aparte zorgovereenkomst meer voor WLZ-cliënten in PG-locaties en wijkzorg;
  • Toestemmingen (bv. vaccinaties) via opt-out bij opname, geen jaarlijkse vragen;
  • EVS (Medimo, NCare) ingevoerd;
  • Jaarlijkse kwaliteitsregistraties (kwaliteitskader) rechtstreeks uit systemen gehaald;
  • Minder dubbele MIC-meldingen (bv. medicatie-incidenten);
  • Hygiënecode zorginstellingen toegepast i.p.v. HACCP voor minder registratiedruk;
  • Formulieren bij intake/opname teruggebracht, deels gedigitaliseerd;
  • Flexhub voor uitzendkrachten voor directe ECD-toegang.

 Wat is de focus op korte termijn?

ECD verder optimaliseren (2025):

  • Overbodige registraties schrappen en processen verder vereenvoudigen;
  • Actief sturen op spraak gestuurd rapporteren (SGR) als speerpunt voor administratieve lastenverlichting;
  • Bewuster rapporteren: richtlijnen ontwikkelen voor hoe en wanneer rapporteren nodig is.

 Metingen en evaluaties (2025):

  • 0-meting in 2024 en 1-meting in 2025 om tijdswinst en kostenbesparing in kaart te brengen.
  • Onderzoek naar toegevoegde waarde PUUR t.o.v Pluriform.
  • Evaluatie van administratieve lasten in zorgplannen en facturatieprocessen.

Initiatieven en verbeterkansen (2025 en verder):

Zorgverkoop en verantwoording

  • 3 wijkteams doen mee aan een veldbevraging met betrekking tot administratietijd in de zorg,
  • Gebruik online rekenmodule ipv excel (miv 1-1-2025);
  • Samenwerking met Actiz, verzekeraars en veldpartijen om indicatiestelling en administratieve eisen te vereenvoudigen.

 Zorgproces en ECD

  • PG: leefplezier registraties vereenvoudigen;
  • Evaluatie van PUUR en toekomstig declaratieproces: direct koppelen van registratie-uren aan declaraties om handmatige invoer te verminderen;
  • Verder digitaliseren informatie bij opname/intake door gebruik apps
  • Integratie Wet Zorg en Dwang in standaard zorgprocessen en verminderen

Overige processen

  • SharePoint inrichten voor betere documentopslag en toegankelijkheid/vindbaarheid document;
  • AI voor roosteren: lopend onderzoek naar de inzet van AI om acute roosterverstoringen makkelijker op te vangen en de werklast van planners te verminderen;
  • Digitaliseren van notuleren: ICT werkt aan automatische opname en notulering van overleggen.
  • Administratieve lasten als vast aandachtspunt in projecttemplates van Vivium om borging op lange termijn te garanderen.